Коммерческая тайна и ее соблюдение в фирме

Самое важное, что необходимо предпринять, чтобы снизить риск разглашения ценной информации, – это введение на фирме, предприятии режима коммерческой тайны, неразрывно связанной с внедрением процедуры конфиденциального документооборота.

Понятие коммерческой тайны

Коммерческой тайной признается информация, имеющая коммерческую ценность, которую не надо (в отличие от изобретения) патентовать или как-то иначе регистрировать, которая охраняется законом и сможет сохраняться неограниченное количество лет. Как правило, к коммерческой тайне организации относятся:

- данные о производстве (от количества станков до структуры кадров предприятия, от размещения оборудования до организации труда);

- разрабатываемые планы (развития, инвестиций, изготовленной продукции и необходимой закупки сырья, доходности и производства);

- различные аналитические обзоры, отчеты, анализы рынков сбыта, разработки рыночных стратегий, планы рекламных кампаний, планы продаж;

- партнеры компании (от поставщиков до клиентов, от агентов до посредников, от деловых связей до инвесторов);

- финансовые данные;

- информация о текущих и будущих переговорах (времени проведения, стадии подготовки, участниках сторон, условиях контракта);

- формирование себестоимости продукции, рентабельность, скидки;

- предстоящие аукционы;

- технология изготовления продукции;

- условия работы с определенными заказчиками, в том числе система применяемых индивидуальных скидок, отсрочек, формирования цен для корпоративных заказчиков.

В то же время есть определенные данные, которые вы не можете объявить коммерческой тайной. Самые распространенные из них:

- учредительные документы, свидетельство о государственной регистрации индивидуального предпринимателя, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), другие данные, подтверждающие регистрацию юридического или физического лица в различных государственных фондах, лицензии, документы, подтверждающие право определенных ваших сотрудников действовать от лица фирмы при заключении сделок;

- численность вашей организации, количество вакансий, система оплаты труда, условия оплаты, есть ли просроченная задолженность перед работниками по заработной плате, показатели травматизма и профессиональных заболеваний.

Методы определения внутрифирменной коммерческой тайны

Каждая фирма выбирает свой метод определения внутрифирменной коммерческой тайны. Чаще всего мелкие предприниматели используют тотальный метод, при котором коммерческой тайной объявляется все, что только разрешено объявлять по закону. С одной стороны, это самый простой и действенный способ. С другой стороны, конфиденциальный документооборот в этом случае затруднит во многом процедуру подписания самых простых бумаг.

Второй метод, называемый плагиаторским, заключается в том, чтобы узнать, а что, собственно говоря, чаще всего подпадает под понятие коммерческой тайны у остальных, и принять у себя. Метод мог бы успешно использоваться, если бы не уникальность каждой отдельно взятой фирмы. В одной компании конкурентов заинтересовало бы одно, в другой – другое. Например, для маленьких предприятий было бы интересно знать имена и телефоны поставщиков расходных материалов и технологию ручного изготовления изделий, но меньший интерес вызвали бы клиенты, так как по мощностям они все равно не потянули бы большие заказы. Универсальных способов определения коммерческой тайны так пока и не нашли.

Третий способ носит название аналитический. Собрание специалистов по изучению рынка пытается спрогнозировать, какая именно информация могла бы заинтересовать потенциальных конкурентов, и именно она и объявляется коммерческой тайной. Способ достаточно дорогостоящий, так как требует долгих переговоров ведущих аналитиков предприятия. А таких специалистов на маленьком или даже среднем предприятии может попросту не быть.

И наконец, можно просто пригласить экспертов со стороны и попросить провести соответствующее исследование. Такой способ является самым эффективным, но и достаточно дорогостоящим, поэтому небольшие предприятия все-таки останавливаются на первом варианте, даже понимая порой всю абсурдность ситуации, когда цены на товар, заключенные в прайс-листах, становятся объектом коммерческой тайны и не подлежат разглашению. В этом случае о соблюдении подобной тайны речь идти не может, и весь режим превращается в простую формальность.

Правила соблюдения коммерческой тайны

При введении в организации режима конфиденциального делопроизводства и коммерческой тайны вы должны соблюсти несколько правил:

- информация, являющаяся коммерческой тайной, обязательно должна быть зафиксирована на материальном носителе;

- каждому вашему сотруднику, подписывающему договор о неразглашении коммерческой тайны, должен быть предоставлен перечень информации, подпадающей под определение коммерческой тайны. Он должен ознакомиться с ним под роспись. Это немаловажно, так как только в этом случае он несет определенную законом ответственность за ее разглашение;

- в организации должен быть разработан режим по ограничению доступности конфиденциальной информации и контроль соблюдения этого режима. Если объявленные коммерческой тайной данные лежат в свободном доступе на вашем рабочем сервере и абсолютно любой посторонний человек может с ней ознакомиться, вряд ли вы можете кого-нибудь обвинить или уличить в разглашении вашей коммерческой тайны;

- в организации должен быть список лиц, допущенных к той или иной конфиденциальной информации;

- отношения по использованию конфиденциальной информации, доступ к ней между вами и вашими работниками обязательно должны быть закреплены коллективным или трудовым договором. При этом срок неразглашения коммерческой тайны, если это специально не оговаривалось в договоре, составляет 3 года со дня увольнения вашего сотрудника. Поэтому, если хотите, чтобы, например, секрет вашей технологии охранялся постоянно, прописывайте в договоре бессрочное сохранение конфиденциальной информации;

- все документы, содержащие коммерческую тайну, должны иметь гриф «коммерческая тайна», с обязательным указателем, кто является владельцем этой информации. Если это юридическое лицо – наименование и адрес, для ИП – ФИО и адрес;

- при допуске сотрудника к вашей коммерческой тайне возьмите расписку о неразглашении, в которой прописывается весь перечень информации, доступ к которой получает ваш сотрудник для выполнения определенных должностных обязанностей;

- в обязательном порядке ознакомьте под расписку любого сотрудника, получающего доступ к конфиденциальной информации, с режимом коммерческой тайны и ответственностью за нарушение режима;

- создавайте условия для выполнения этого режима. То есть, в данном случае обязательно наличие запирающихся кабинетов, столов, сейфов, закрытых паролями и иными средствами доступа к информации на вашем сервере.

Наказание за разглашение коммерческой тайны

И наконец, чем же грозит вашему сотруднику разглашение конфиденциальной информации? Чаще всего – дисциплинарное взыскание: выговор или замечание, вплоть до увольнения нерадивого сотрудника. При этом нужно помнить главное – взыскание может быть наложено на сотрудника только в том случае, если он подписывал с вами договор о сохранении коммерческой тайны. В этом случае работник пишет объяснительную записку о причинах разглашения. Ели он отказывается, тогда составляется соответствующий акт. На основании такого документа работодателем составляется приказ о наложении взыскания, который должен быть подписан сотрудником в течение 3 рабочих дней со дня происшествия, но не позднее месяца со дня обнаружения этого проступка или 6 месяцев со дня его совершения.

Нужно помнить: если один из ваших работников случайно узнал вашу коммерческую тайну и не связан с вами договорными отношениями о ее хранении, то он не обязан сохранять эту информацию, и наказать его за ее разглашение вы не вправе. Поэтому при введении режима коммерческой тайны конфиденциального делопроизводства в первую очередь нужно обращать внимание именно на обеспечение сохранности вашей информации. Этому способствуют и грифы, и компьютерные пароли, и подписанные договоры с сотрудниками.

Таким образом, система безопасности вашего предприятия должна строиться сразу по нескольким направлениям и максимально сократить риски со стороны внешних и внутренних угроз. И всегда помните, когда оцениваете работу вашей службы безопасности, что хорошая система всегда работает на предупреждение опасности, так как бороться с последствиями в несколько раз дороже. Не важно, будет ли это массовое увольнение сотрудников из-за провала в кадровой безопасности, уход ключевого лица, финансовые потери или разглашение вашей уникальной технологии.

                                                                                                                                  Т.В. Шнуровозова