Подготовка к участию в выставке

Статьи и рассылки / Темы статей / Бизнес и деньги / Выставки
Статья в журнале
[-]

Тема
[-]
Подготовка к участию в выставке  

Если ваша компания впервые участвует в выставке или вам просто раньше не приходилось заниматься вопросами подготовки, воспользуйтесь нашими советами.

 

Оформление документации

Несмотря на старейшую историю выставочно-ярмарочного бизнеса, сервис в этой сфере не идеален. Поэтому будьте готовы к тому, что вам придется контролировать все процессы самостоятельно. Конечно, организаторы выставки будут регулярно высылать вам напоминания: «Оплатите счет», «Предоставьте информацию в каталог», «Заполните бланки на выдачу бейджей». И за это им участники обычно бывают благодарны. Но случаются и неприятные неожиданности, которых при правильном контроле можно избежать. С организаторами вы столкнетесь на следующих этапах подготовки к выставке.

1. Подписание договора и оплата счета.

Если до выставки осталось несколько месяцев, то вам предложат внести предоплату. Внесение оставшейся суммы обычно происходит за месяц до выставки. Подписывая договор, внесите в него все услуги, оказания которых вы ожидаете от организаторов:

- выставочная площадь;

- необходимое освещение на стенде. Советуем за несколько дней до выставки позвонить организаторам и напомнить, что вам необходимо такое-то освещение. Иначе вы можете остаться без света, потому что заявки на освещение теряются. Или электрики забывают о вашем стенде, так как он у них 300-й по счету, нуждающийся в розетках. Бывает и такое;

- необходимое оборудование. Здесь вам предложат выбрать застройщика стандартных стендов. Или, что сегодня становится популярным, порекомендуют компанию, производящую мобильные выставочные стенды;

- аренда монтажников лифта на время монтажа выставки.

 2. Размещение информации о компании в каталоге участников выставки.

Организаторы предоставят вам технические требования к рекламным макетам и расскажут о сроках и процессе передачи макетов в дирекцию выставки.

 3. Получение документов, разрешающих монтаж выставки.

Обычно эти документы выдаются за 1–3 недели до начала выставки. Серьезные организаторы приглашают экспонентов на семинар для участников выставки, где помимо документов выдают бейджи (вас попросят заранее прислать список ФИО сотрудников стенда) для монтажников и сотрудников стенда, пригласительные билеты на выставку. Когда вы используете мобильные стенды, вам нужно встретиться с начальником пожарной охраны выставочного комплекса. Контакты дают организаторы. Пожарные попросят от вас ряд документов (правила, бывает, меняются, поэтому уточняйте перечень уже у них). Одним из документов, разрешающих ввоз выставочного оборудования на стенд, является сертификат на мобильные стенды. Документ, подтверждающий, что мобильный стенд не нуждается в сертификации, вам должен выдать поставщик стенда. Уточняйте параметры ввозимого оборудования у пожарных. Например, они усиленно следят за типом покрытия полов, если вы покупаете его самостоятельно. Покрытие пола должно иметь низкую степень возгораемости.

 

Бюджет выставки 

При подготовке концепции напишите бюджет выставки, куда включите расходы на:

- аренду выставочной площади и дополнительного оборудования;

- дизайн (если у вас нет своего дизайн-бюро) и производство выставочного стенда;

- монтаж выставочного стенда (если вы не используете мобильные стенды);

- доставку оборудования на выставку;

- рекламную и полиграфическую продукцию;

- промо-персонал;

- напитки и закуски (особенно актуально на региональных выставках) для партнеров;

- дополнительные расходы.

 

Выставочное оборудование

Под выставочным оборудованием мы подразумеваем мобильные выставочные стенды. В этой связи остановимся лишь на нескольких моментах:

- помните о требовании пожарных сертифицировать мобильные стенды;

- планируйте монтаж выставки, исходя из сложности вашей мобильной экcпозиции. Небольшие стенды вы и  ваши сотрудники сможете собрать самостоятельно, затратив на это от нескольких минут до часа. Нестандартные экспозиции на большой площади вам помогут собрать монтажники вашего поставщика;

- используйте упаковку для мобильных стендов по максимуму. Например, бокс-трибуна послужит вам столом-reception, и в то же время в нее можно сложить ваши буклеты.

 

Персонал и работа на  стенде

Независимо от того, кто будет работать на стенде, ваши коллеги или приглашенные специалисты и промоутеры, персонал необходимо тренировать. Перед выставкой проведите тренинг для сотрудников, объясните им цели участия в выставке, функции каждого сотрудника. Объясните, как вести тетрадь учета клиентов. Тогда после выставки вы сможете максимально эффективно и оперативно использовать полученную информацию о потенциальных клиентах и партнерах. Нелишним будет наладить четкую связь между сотрудниками на стенде и персоналом офиса. Особенно это важно, если вы планируете прямо на выставке инициировать покупки вашей продукции/услуг. И не забудьте обеспечить ваш персонал мобильной связью. Иногда лучше позвонить, чем ждать до завтра. Конкуренты не дремлют.

И еще, важно позаботиться о приглашениях. Лучше разослать приглашения вашим клиентам и партнерам, с которыми Вы хотели бы пообщаться на выставке, за 2–4 недели до самого мероприятия. И за несколько дней напомнить им о выставке. Отлично, если у вас или вашего call-центра есть возможность лично позвонить каждому приглашенному. А также эффективность участия в выставке повысит размещение релизов в СМИ: до и после мероприятия.

 

Наталья Фриш, маркетолог

Foto: terrykimura, flickr


Комментарии
[-]

Комментарии не добавлены

Ваши данные: *  
Имя:

Комментарий: *  
Прикрепить файл  
 


Оценки
[-]
Статья      Уточнения: 0
Актуальность данной темы
Уточнения: 0
Польза от статьи
Уточнения: 0
Объективность автора
Уточнения: 0
Работа по расследованию
Уточнения: 0
Надежность источников
Уточнения: 0
Стиль написания статьи
Уточнения: 0
Логическое построение
Уточнения: 0
Простота восприятия и понимания
Уточнения: 0

Мета информация
[-]
Дата публикации: 18.05.2011
Добавил: ava  oxana.sher
Просмотров: 956

zagluwka
advanced
Отправить
На главную
Beta