Возмещение расходов на питание и ночлег в служебной командировке

Служебная командировка (Dienstreise) имеет место тогда, когда наемный работник временно выполняет профессиональную работу вне своей квартиры и своего постоянного, основного рабочего места. Это рабочее место является при этом связанной с определенным местонахождением центра продолжительной профессиональной деятельности работника, например, с предприятием или его филиалом. Работа вне этого рабочего места является временной, поскольку наемный работник должен регулярно возвращаться на свое постоянное рабочее место и там продолжать свою профессиональную работу. При длительной временной работе вне своего основного рабочего места признаются в качестве служебной командировки только первые три ее месяца, а после истечения этого срока продолжающаяся работа вне прежнего постоянного места является уже новым постоянным рабочим местом.

Если согласно содержанию трудовых отношений следует принять, что работа вне постоянного рабочего места стала уже с первого дня регулярной, то такую работу нельзя, конечно, признать временной. Тем самым не могут быть признаны и расходы на служебную командировку. Однако при работе вне основного рабочего места, которая из-за ее вида постоянно меняет свое местонахождение, например, при строительстве шоссе или монтаже высоковольтной линии электропередачи, трехмесячный срок уже не действует (R39 Abs.1 Satz 5 LStR). Этот срок также не действует для наемного работника, который выполняет работу дольше этого периода времени внутри общины или ее окрестностей, меняя несколько раз в день место своей работы, например, для экскурсовода. Поэтому в этих случаях предприятие, на котором работает наемный работник, должно возмещать соответствующие дополнительные его расходы, прежде всего, на питание в течение всего периода выполнения такой работы, даже если она продолжается свыше трех месяцев.  

Расходы на служебную командировку

Расходы на служебную командировку (Dienstreisekosten) в контексте указаний о налогообложении трудовых доходов (Lohnsteuer-Richtlinien - LStR) являются расходами, которые возникают, почти что исключительно, в связи с профессиональной деятельностью наемного работника - Arbeitnehmer  вне его квартиры и обусловленного определенным местонахождением его регулярного рабочего места. К этим расходам относятся транспортные расходы (Fahrtkosten), расходы на питание (Verpflegungsmehraufwendungen) и плата за ночлег (Übernachtungskosten), а также прочие побочные расходы (Reisenebenkosten). 

В то время как документально подтвержденные командировочные расходы наемного работника на проезд, ночлег и побочные могут быть без ограничения возмещены работодателем без взимания подоходного налога на заработок (§3 Nr.13 или Nr.16 EStG), то расходы на питание возмещаются их работодателем без налогообложения только в размере определенной паушальной суммы. Фактическая же сумма этих расходов не может быть возмещена без взимания с них подоходного налога. Поэтому если паушальная сумма была превышена, то разница подлежит налогообложению в паушальном размере 25%. При этом прирост должен быть полностью причислен к трудовому заработку.

Если возникшие у наемного работника командировочные расходы не должны быть полностью или в размере, допускаемом положением о налогообложении доходов, возмещены работодателем, то работнику в таком случае остается возможность вычета этих расходов в качестве расходов, связанных с получением доходов (Werbungskosten), в рамках его личной налоговой декларации (Einkommensteuer-erklärung) с учетом определенных положений, речь о которых пойдет ниже.

Недавно бундестаг одобрил нововведения в законоположениях о расходах на  служебную командировку (Dienstreisekostenrecht) и налогообложении предприятий. Эти нововведения должны вступить в силу только в 2014 году и касаются расходов на питание для командировочных лиц как внутри страны, так и в зарубежные страны, возмещения транспортных расходов и платы на ночлег, а также расходов на двойное ведение домохозяйства наемным работником.  

Расходы на питание

Нововведения, в частности, предусматривают с 2014 года двухступенчатую дифференциацию пашальной ставки расходов на питание внутри Германии (т.н. суточные - Inlandstagegeld). Впредь самая низкая ставка – 6 евро в сутки повышается до 12 евро и остается еще только вторая ставка – 24 евро в сутки. Т.о. при продолжительности служебной командировки свыше 8 часов, но менее 24 часов паушальная ставка расходов на питание впредь будет 12 евро, а 24 часа и более – 24 евро в сутки. При этом за день отъезда и день возвращения при совершении многодневной командировки паушальная ставка расходов на питание устанавливается в 12 евро.

Что касается текущего, 2013 года, то федеральное министерство финансов опубликовало служебное письмо, в котором содержатся новые паушальные ставки расходов на питание и ночевку при совершении наемными работниками деловых командировок в зарубежные страны. По сранению с 2012 годом произошли изменения как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения паушальных ставок. Так, например, при командировках в города Великобритании и Северной Ирландии паушальные ставки уменьшаются, а в Люксембург и города Франции и Швейцарии – увеличиваются. Ниже приводится извлечение из таблицы паушальных ставок на питание (Auslandstagegeld) на 2013 год (в евро).

При совершении деловых поездок внутри Германии паушальные ставки этих расходов для 2013 года не изменились по сравнению с прошлым годом.

Т.к. командировочные лица уже при отсутствии их на своем рабочем месте в связи с командировкой более 8 часов могут предъявить своему работодателю и указать в своей налоговой декларации расходы на питание, то эти расходы не возмещаются без их налогообложения. Разве что имеет место угощение, которое можно учесть в качестве делового. Тогда наемному работнику можно их возместить без налогообложения. При дополнительном бесплатном предоставлении еды во время командировки у наемного работника возникает материальная выгода в денежной форме, с которой должен взиматься подоходный налог согласно соответствущей стоимости этой натурооплаты.     

Пример расчета расходов на питание во время зарубежной служебной командировки

Наемный работник отправился 25.04 в 8.00 в служебную командировку из Берлина в Лондон, 26.04 в 10.00 выехал из Лондона в Париж и находился там в течение двух дней, а затем 28.04 в 8.00 вылетел в Нью-Йорк , где пробыл три дня и 1.05 возвратился в Берлин.

Расходы на ночлег

Расходы на ночлег, которые возникают у командировочного, работодатель может возместить либо в соответствии с представленными счетами отелей, либо согласно соответствующим паушальным ставкам. Если работодатель возмещает расходы на ночлег по паушальным ставкам, то это возмещение с 2007 года нельзя ему учесть в качестве производственных расходов.

Как известно, согласно правовым положениям работодатель в принципе вообще не обязан возмещать расходы на служебную командировку, в т.ч. и расходы на ночлег. Поэтому если работодатель не оплачивает расходы на ночлег, то наемный работник в этом случае может только представить эти расходы согласно суммам, указанным в счетах отелей, в качестве  Werbungskosten (но не в соответствии с паушальными ставками!). Согласно недавнему решению федерального финансового суда расходы на ночлег можно представить налогово-финансовому ведомству также и по вероятной оценке их размера. Кроме того, следует учесть, что принципиально расходы  на ночлег можно только тогда представлять к учету этому ведомству, когда ни сам наемный работник, ни его фирма или третье лицо не может предложить ему воспользоваться более дешевым или даже бесплатным местом для ночного отдыха. Это означает в конечном итоге, что расходы на ночлег в паушальном размере могут быть оплачены только тогда, когда действительно возникают эти расходы  или их можно доказать посредством вероятной оценки.

Существуют следующие положения учета расходов на ночлег в налоговом отношении:

- работодатель не может расходы на ночлег, рассчитанные по паушальным ставкам, вычесть из дохода предприятия в качестве производственных расходов;

- в свою очередь, наемный работник не может расходы на ночлег, рассчитанные по паушальным ставкам, вычесть из своего дохода в качестве Werbungskosten;

- зато работодатель может вычесть расходы на ночлег согласно счетам отелей при их возмещении наемному работнику из дохода предприятия при расчете налога;

- также и наемный работник может вычесть расходы на ночлег согласно счетам отелей при отсутствии их возмещения работодателем из своего дохода при расчете налога;

- наконец, расходы на ночлег могут быть оценены соответствующим образом и вычтены из налогооблагаемой базы дохода при определении величины подоходного налога.

Толстоног Веньямин

Источник