О личных и деловых письмах в Германии и культуре письма
«Я к вам пишу – чего же боле?»
В знаменитой строке из письма Татьяны Онегину звучит потребность выразить свои чувства в любовном послании. Ещё совсем недавно письма были главным, а порой и единственным средством общения людей, разделённых расстояниями. Регулярная переписка между родными и близкими, друзьями и влюблёнными была знамением эпохи. Частные и деловые письма составляли основной объём почтовой корреспонденции. Каждое такое сообщение представляло собой, как правило, рукописный (реже – машинописный) текст, изложенный на листах бумаги и упрятанный в конверт (Umschlag, Kuvert).
Слово der Brief в немецком языке происходит от латинского словосочетания breve skriptum – «краткое послание», формат которого зависит от содержания. Дружеские письма с длинными рассуждениями и подробными описаниями нередко вырастают до десятков страниц. Самым большим письмом в мире считается пергамент размером 7×10 м, отправленный персидским шахом турецкому султану в XVI в. А самым дорогим письмом стал ответ Линкольна в 1864 г. на прошение молодёжи об отмене рабства.
Возник специфический эпистолярный жанр (от греч. epistole – письмо), различный для частных и деловых писем и открыток. В любом почтовом отправлении с учётом его назначения, характера взаимоотношений корреспондентов, особенностей личности автора рекомендуется соблюдение речевого этикета: в начале – обращение и приветствие, в конце – пожелания, просьбы, подпись отправителя, дата и место отправления. Возможны дополнения и приписки (P. S. – постскриптум).
Неофициальной считается переписка знакомых, друзей, родственников, поддерживающих неформальные межличностные отношения. Частные письма, как правило, пишутся в свободном стиле: разговорная речь может сочетаться с литературной, серьёзный тон – с шутливым. В таких посланиях в непринуждённой форме сообщают о событиях личной жизни и общих знакомых, выражают благодарность, одобрение или упрёки, задают вопросы и отвечают на них, просят советов и дают их, обмениваются мнениями на разные темы.
Культура письма требует логической связности и ясности, выделения в тексте законченных смысловых отрезков-абзацев, начинающихся с красной строки. Рукописное послание желательно писать разборчивым почерком, особенно при указании адреса на самом конверте или в его «окне». На Западе принято сверху в левом углу писать сперва имя и фамилию адресанта, затем – улицу и номер дома, под ними – почтовый индекс и название города (в международной почте – и страны проживания в её транскрипции).
Система почтовых индексов в Германии (Postleitzahl – PLZ) предусматривает деление её территории на 10 почтовых зон (с 0 по 9) и использование пятизначных цифровых кодов. Первая цифра (слева направо) обозначает зону и аэропорт, через который происходит обмен почтой с этой зоной. Вторая цифра – регион зоны, вместе с первой образует его двузначный номер, который определяет дальнейший маршрут почты. Зоны нумеруются с востока на запад, регионы – обходом зоны против часовой стрелки, начиная с юга. В правом нижнем углу конверта в таком же порядке пишут сведения об адресате, а перед его именем добавляют обращение в дательном падеже (например: Ап Herrn; An Frau). И не забудьте наклеить в правом верхнем углу конверта почтовую марку определённого достоинства в качестве оплаты почтовых услуг по доставке письма. Чтобы она не могла быть повторно использована с той же целью, почтовики гасят её штемпелем, на котором указаны место и время отправления письма.
В современных условиях объём письменного общения сокращается и заменяется переговорами по телефону – по мере расширения линий связи, абонентских установок и снижения тарифов. В экстренных случаях с помощью телетайпа или через интернет посылают телеграмму. Меньше стали переписываться по поводу праздников, юбилеев и других событий частного характера, обычно ограничиваясь открытками соответствующего назначения. Вместе с тем, сообщения, благодаря новым средствам коммуникации, всё чаще передают с помощью телефакса, электронной почты, портативных мобильных радиотелефонов (в форме SMS – кратких извещений), компьютерных видеотелефонов.
Почтовые отправления различают, помимо прочего, по степени надёжности и быстроте доставки. К более надёжной почте относят заказные письма (нем. Einschreiben), послания ценные (нем. Wertangaben), наложенным платежом (нем. Nachnahmen), документы с обязательным вручением адресату (нем. Zustellungsurkunden). Срочную почту составляют телеграммы, отправления самолётом (нем. Luftpost), экспресс-почта (нем. Eilpost). Понятие письма в широком смысле включает также листовку, газетную и журнальную публикацию (нем. offener Brief – письмо читателя) в виде персонального, коллективного или анонимного призыва, петиции, декларации, памфлета по поводу общественно значимого события.
Деловая переписка по-немецки
Каждый из нас многократно сталкивался в Германии с необходимостью ознакомиться с содержанием писем, которые по разным поводам приходят из учреждений и ведомств и в разной степени затрагивают личные интересы адресата. Нередко приходится составлять ответы на эти послания, а то и вступать с их авторами в продолжительную переписку. И мы знаем, как непросто бывает адекватно понять смысл таких казённых посланий и толково на них ответить, причём – на хорошем немецком языке.
Жанр делового или служебного письма представляет собой переписку партнёров (учреждений, предприятий, организаций и частных особ) в процессе социальной, управленческой, коммерческой и иной деятельности. Официальное письмо может быть адресовано определённому должностному или частному лицу, поскольку адресат и адресант выступают в качестве юридических лиц. Такое письмо имеет особый деловой стиль, который отличается лаконичностью изложения при ёмкости информации, стереотипными словесными оборотами и терминами. В виде писем рассылаются разные по содержанию документы: информационные сообщения, требования и запросы, гарантии и напоминания, отчёты и счета, поздравления, приглашения и т.п. Письмо сугубо негативного содержания (уведомление об увольнении с работы, о расторжении договора или предупреждение о нём, приговор суда и т.д.) принято называть голубым (нем. blauer Brief). Разновидностями деловых посланий считаются также рекламные предложения в виде проспектов, анкет, каталогов.
Если вы являетесь служащим госучреждения или частной фирмы, вам придётся составлять и отправлять почтой деловые письма в соответствии с рекомендациями Германского нормативного института (DIN 5008). Учтите: вся официальная переписка должна быть выдержана в вежливых тонах.
Письмо на официальном бланке начинается с данных об отправителе: полное наименование, эмблема/товарный знак, координаты (точный адрес и транспорт, телефон/факс, интернет-адрес). Внизу приводится код института и его банковский счёт. Далее указываются: учёная степень и звание адресата (если таковые признаны в ФРГ), его имя, фамилия и место проживания. Затем следуют должность и фамилия составителя документа, дата и регистрационный номер (нем. Aktenzeichen). После чего настаёт черёд развёрнутого заголовка, учтивого обращения («Sehr geehrter Herr/Frau…») и ниже – основного текста. Основной текст должен быть изложен грамотно и последовательно, по возможности кратко, но достаточно полно и ясно, аргументированно, с чёткой формулировкой принятого решения и ссылками на соответствующие законные основания. В заключение получателю напоминают о его праве письменно опротестовать это решение в предусмотренный срок и по указанному адресу. Письмо завершается прощальным приветствием (например: «Mit freundlichen Grüßen») и подписью уполномоченного лица. К основному документу могут прилагаться дополнительные материалы. Перед отправкой письмо нумеруется и регистрируется в офисе.
Получателю официального письма следует внимательно прочесть и перевести его, а при затруднениях в понимании текста – использовать полный немецко-русский словарь (можно в онлайн-варианте) или обратиться за помощью к опытному переводчику. В последнее время прилагаются усилия к упрощению «птичьего» языка германских чиновников, но он всё ещё остается усложнённым. Уяснив для себя суть документа, установив степень его соответствия собственным интересам, адресат сможет чётко определить свою позицию относительно решения или предложения отправителя. Если получатель согласен с адресантом и из письма не следует необходимость отвечать на него, оно может быть приложено к другим документам, хранимым дома в специальной папке.
В ином случае вам придётся подготовить ответ в виде согласия с решением/предложением (возможно, при оговоренных условиях) либо в виде отказа от него. Негативный ответ в форме протеста (нем. Widerspruch) потребует убедительно обосновать его с указанием причин (мотивов и обстоятельств) и ссылками на известные вам законные основания. При этом вам, вероятно, полезно будет обратиться за консультацией к более сведущим лицам или к адвокату.
Естественно, ваше письмо должно быть составлено по тем же стандартам, что и другие деловые письма: грамотно, внятно и корректно, без ультимативной тональности и угроз типа: «Если Вы не выполните моего требования, я пожалуюсь Вашему начальству (подам на Вас в суд)». В Германии это не принято: уж коль понадобится, обратитесь в суд без предварительного шантажа. Лучше применять сослагательное наклонение («ich würde Sie bitten, dass…»; «wenn es möglich wäre…»), чем повелительное.
Возможно, что у вас возникнет необходимость обратиться в какое-то ведомство с просьбой или жалобой. И в данном случае желательно сохранять достоинство, избегая попыток расположить к себе чиновника, апеллируя к его «гуманности, справедливости». В обращении к адресанту используйте местоимения с большой буквы: «Sie, Ihr, Ihnen». Если его фамилия вам неизвестна, обращайтесь в офис в собирательной форме: «Sehr geehrte Damen und Herren».
Разновидностью делового письма является заявление о приёме на работу (нем. Bewerbung). Составлять его надо так, чтобы профессиональные достоинства соискателя выглядели убедительно и в выгодном свете. К заявлению, кроме автобиографии, следует приложить сопроводительное письмо с выпиской из трудовой книжки, копиями признанных в ФРГ и заверенных нотариусом дипломов о высшем образовании, о присвоении учёной степени, патентов изобретений и свидетельства об окончании языковых курсов. Такого рода – особо важные для вас – почтовые отправления следует оформлять в виде заказных писем c уведомлением о вручении (нем. Einschreiben mit Rückschein). Их можно посылать также по факсу или по электронной почте.